KI für Steuerberater: Kanzleialltag und Mandantendaten

KI nimmt in einer Steuerkanzlei die Textarbeit ab, nicht die Rechenarbeit. Belege vorsortieren, ein Mandantenschreiben formulieren, einen Bescheid des Finanzamts auf drei Sätze eindampfen: dort liegt der Gewinn. Die Grenze zieht nicht die Technik, sondern das Berufsrecht. § 57 StBerG und § 203 StGB verbieten es, Mandantendaten an Dritte weiterzugeben, und ein frei zugängliches Chatfenster ist ein Dritter.

Dieser Text sortiert, welche Anwendungen sich im Kanzleialltag tragen, warum ein Modell innerhalb Ihrer Kanzleisoftware etwas völlig anderes ist als dieselbe Frage im Browser, und wo die Verantwortung bleibt. Geschrieben ist er aus der Sicht einer Agentur, die Websites von Steuerkanzleien betreut. Steuerberater sind wir nicht, und die berufsrechtliche Bewertung eines konkreten Falls gehört zur Steuerberaterkammer.

Was KI für Steuerberater im Kanzleialltag abnimmt

Der größte messbare Effekt liegt derzeit in der Belegvorerfassung. Ein Mandant mit 1.200 Belegen im Monat bindet in der Buchhaltung mehrere Tage, und ein guter Teil davon ist stumpfes Abtippen von Beträgen, Daten und Steuersätzen. Die Erkennung von Rechnungsdaten und der Vorschlag eines Kontos sind heute so weit, dass die Mitarbeiterin bestätigt statt erfasst. Aus Eingabe wird Kontrolle, und Kontrolle geht schneller.

Der zweite Bereich ist alles Sprachliche. Ein Sprachmodell baut aus vier Stichpunkten die Rohfassung eines Mandantenschreibens, die Sie danach zusammenstreichen. Genauso funktioniert es in die andere Richtung: Ein Betriebsprüfungsbericht mit 40 Seiten lässt sich in eine Übersicht mit Prüfungsfeldern, Beanstandungen und Seitenzahlen bringen, bevor Sie ihn lesen. Diese Übersicht ist kein Ergebnis. Sie ist ein Inhaltsverzeichnis, das Ihnen sagt, welche zwölf Seiten wirklich zählen.

Vier weitere Anwendungen haben sich eingespielt:

• Schreiben der Finanzverwaltung. Eine Prüfungsanordnung, ein Erörterungsschreiben, eine Mitteilung nach § 202 AO: Das Modell gibt Ihnen in zwei Sätzen wieder, was verlangt wird und bis wann. Sie lesen das Original trotzdem, aber Sie wissen vorher, worum es geht.
• Recherche-Einstieg. Zu einer Fachfrage liefert ein Modell Suchbegriffe, Stichworte und die Namen der Normen, unter denen Sie in der Fachdatenbank weitersuchen. Als Quelle taugt es nicht. Als Wegweiser in eine unbekannte Ecke des Steuerrechts schon.
• Erläuterungen zum Jahresabschluss. Wiederkehrende Textbausteine zu Bewertungsmethoden oder Rückstellungen lassen sich aus Ihren eigenen Vorjahrestexten neu formulieren, damit nicht dreißig Mandanten denselben Absatz bekommen.
• Übersetzungen. Korrespondenz mit einem ausländischen Mandanten oder einer ausländischen Finanzbehörde ist in Minuten übersetzt. Für den internen Gebrauch reicht die Qualität längst.

Auffällig ist, was in dieser Aufzählung fehlt. Keine dieser Anwendungen trifft eine steuerliche Entscheidung, und keine liefert eine Zahl, die anschließend ungeprüft in ein Formular wandert. Das ist kein Zufall, sondern der Punkt.

Was diese Anwendungen verbindet: Sie erkennen einen Fehler beim Lesen sofort. Sobald das nicht mehr gilt, wird es heikel. Deshalb steigen Kanzleien sinnvollerweise über die Korrespondenz ein und nicht über die Fachfrage.

Kanzleisoftware oder Browserfenster, das ist der Unterschied

Fast alle Beiträge zu diesem Thema behandeln „KI" als eine Sache. In der Kanzlei sind es zwei, und sie haben berufsrechtlich nichts miteinander zu tun.

Wenn Ihre Kanzleisoftware eine KI-Funktion mitbringt, verarbeitet sie Daten, die sie ohnehin schon hat, im Rahmen eines bestehenden Vertrags. Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, es liegt eine Verschwiegenheitsverpflichtung vor, die Verarbeitung ist beschrieben, und Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kennt den Vorgang bereits. Rechtlich passiert nichts Neues, technisch schon.

Wenn dieselbe Mitarbeiterin denselben Sachverhalt in einen privaten Gratis-Account im Browser kopiert, ist das ein anderer Vorgang mit einem anderen Empfänger, ohne Vertrag, ohne Verzeichnis, ohne Kenntnis der Kanzleileitung. Das Ergebnis sieht auf dem Bildschirm gleich aus. Genau daran scheitert die Unterscheidung im Alltag: Beide Wege liefern denselben glatten Absatz, nur einer davon ist gedeckt.

Wir halten das für den teuersten Denkfehler beim Thema KI in der Steuerberatung, teurer als jede Fehlkontierung, die ein Modell vorschlägt. Wer intern nur „wir nutzen KI" sagt statt „wir nutzen genau diese Funktion in genau diesem System", hat die Frage nicht beantwortet, sondern verdeckt. Und die Antwort kostet nichts: eine Seite Papier, auf der steht, welches Werkzeug freigegeben ist.

Verschwiegenheit: was § 57 StBerG für Mandantendaten bedeutet

§ 57 Abs. 1 StBerG verpflichtet Sie zur Verschwiegenheit über alles, was Ihnen in Ausübung des Berufs anvertraut wird. § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB macht den Bruch dieser Pflicht strafbar. Die Norm nennt Steuerberater ausdrücklich und kennt keine Ausnahme für Werkzeuge, die den Arbeitstag verkürzen.

Kopieren Sie einen Sachverhalt mit Namen, Steuernummer oder Umsatzzahlen in einen offenen Dienst, ist das eine Weitergabe an einen Dritten, nämlich den Anbieter. Ob dort je ein Mensch hineinschaut, ändert daran nichts. Ob Ihre Eingaben zum Training verwendet werden, ändert es auch nicht, es verschärft die Lage nur. Ein Häkchen in den Einstellungen ist keine vertragliche Zusicherung, sondern eine Voreinstellung, die der Anbieter jederzeit ändern kann.

Für externe Dienstleister hat der Gesetzgeber 2017 einen Weg geschaffen: § 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Einbeziehung mitwirkender Personen, und § 62a StBerG regelt die Inanspruchnahme von Dienstleistern für die Steuerberatung. Bedingungen gibt es dabei. Sie müssen den Anbieter sorgfältig auswählen, die Weitergabe auf das Erforderliche beschränken und ihn in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Das ist der Pfad, auf dem KI in einer Steuerkanzlei berufsrechtlich überhaupt gehen kann.

Dass Mandantendaten sensibel sind, ist in der Kanzlei niemandem neu. Neu ist, wie leicht sie sich heute versehentlich bewegen lassen: ein markierter Absatz, zwei Tastenanschläge, fertig. Für Rechtsanwälte stellt sich dieselbe Frage unter einer eigenen Norm, und die Antworten ähneln sich stark, wie der Beitrag zu KI und der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht zeigt. Wer beide Berufe berät, merkt schnell: Das Problem ist nicht das Modell, sondern die fehlende Regel im Haus.

Wie Mandantendaten aus offenen Modellen herausbleiben

Der einfachste Weg ist die Anonymisierung vor der Eingabe. Statt „Mandant Bäckerei Sowieso, Umsatz 480.000 Euro, dazu die Steuernummer" schreiben Sie „Einzelunternehmen im Lebensmittelhandwerk, Umsatz im mittleren sechsstelligen Bereich". Für Strukturfragen, Formulierungshilfe und den Recherche-Einstieg reicht das fast immer. Vorsicht bei kleinen Verhältnissen: In einem Ort mit zweitausend Einwohnern ist „der einzige Zahnarzt" keine Anonymisierung, sondern ein Name mit Umweg.

Der zweite Weg ist der vertraglich abgesicherte Zugang. Die Geschäftskunden-Angebote der großen Anbieter schließen die Nutzung Ihrer Eingaben zum Training aus, verarbeiten auf Wunsch innerhalb der EU und unterschreiben einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Prüfen Sie zwei Punkte selbst, statt sich auf Werbeaussagen zu verlassen: ob genau das gebuchte Produkt gemeint ist und nicht nur eine Schnittstelle daneben, und ob die Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform vorliegt. Wir nennen hier bewusst kein Produkt als geprüft, weil sich diese Angebote schneller ändern als jeder Artikel.

Der dritte Weg ist das Modell innerhalb der eingesetzten Kanzleisoftware. Es kann weniger als die großen offenen Modelle, dafür bewegt sich der Datensatz nicht aus einer Umgebung heraus, die Sie ohnehin vertraglich geregelt haben. Für Kontierung, Belegerkennung und Textbausteine ist das der ruhigste Weg.

Und dann gibt es den Weg, den fast jede Kanzlei überspringt: die schriftliche Anweisung. Zwei Seiten reichen. Welche Werkzeuge sind freigegeben, was darf hinein, was nie, wer prüft die Ausgabe, wie wird der Einsatz dokumentiert. Ohne dieses Papier entscheidet jede Mitarbeiterin für sich, im besten Fall vorsichtig, und Sie erfahren davon erst, wenn etwas passiert ist.

Ein Modell rechnet nicht, es formuliert

Diese Unterscheidung entscheidet über die Haftung. Ein Sprachmodell sagt das wahrscheinlichste nächste Wort voraus. Es prüft keine Summe, es kennt keine Tabelle, und wenn es Ihnen eine Zahl nennt, hat es sie nicht ausgerechnet, sondern formuliert. Eine Kontierung, die zu 95 Prozent stimmt, ist in der Buchführung kein guter Wert, sondern eine Fehlerquelle mit angenehmer Oberfläche.

Die Verantwortung für die Erklärung, den Abschluss und den Einspruch bleibt beim Berufsträger. Daran ändert kein Werkzeug etwas, und es gibt niemanden, auf den sich ein Verschulden abschieben ließe. Was sich verschiebt, ist der Zeitpunkt Ihrer Sorgfalt. Früher haben Sie geschrieben und dabei geprüft. Jetzt prüfen Sie einen Text, der schon fertig aussieht, und genau darin liegt die neue Gefahr: Ein glatter Absatz mit korrekt formatierter Fundstelle lädt zum Überfliegen ein, ein eigener Entwurf tut das nicht.

Der Vergleich mit einem Formularbuch trägt hier weiter, als er zunächst scheint. Auch ein Textbaustein aus dem Handbuch kann auf den Fall nicht passen, und niemand käme auf die Idee, dem Verlag die Schuld zu geben. Neu ist allein, dass das Werkzeug jetzt schneller antwortet und dabei so klingt, als hätte es den Fall verstanden.

Daraus folgt etwas Unangenehmes für die Arbeitsteilung. Ein KI-Entwurf aus der Hand einer Auszubildenden sieht genauso souverän aus wie einer vom Berufsträger. Die Qualitätsstufen, an denen sich eine Kanzlei bisher orientiert hat, sind an der Oberfläche eines Textes nicht mehr ablesbar. Wer zeichnet, muss also tatsächlich lesen, und zwar besonders die Stellen, die besonders sicher klingen.

Wo der Nutzen aufhört

Ein ehrlicher Abschnitt, den Anbieter selten schreiben. Steuerliche Gestaltung kann ein Modell nicht übernehmen. Sie hängt an Zahlen, die es nicht kennt, an Zielen der Mandantschaft, die nirgends stehen, und an einer Einschätzung dazu, wie das zuständige Finanzamt in der Vergangenheit entschieden hat. Ein Modell, das nichts davon kennt, klingt trotzdem entschieden. Das ist der gefährliche Teil.

Fristen gehören ebenfalls nicht in ein Sprachmodell, sondern in die Fristenkontrolle Ihrer Kanzleisoftware. Dasselbe gilt für die Prüfung von Zahlenwerken: Wer einen Jahresabschluss von einem Chatfenster gegenlesen lässt, hat den falschen Werkzeugkasten offen. Und das Gespräch über eine Betriebsprüfung bleibt ein Gespräch, gerade wenn dem Mandanten der Boden wegzurutschen droht.

Der dritte blinde Fleck betrifft die Außendarstellung. KI schreibt Ihnen Text für die Kanzlei-Website, aber sie sorgt nicht dafür, dass jemand die Seite überhaupt aufruft. Dass automatisch erzeugte Texte allein kein Marketing ersetzen, haben wir an anderer Stelle ausführlich beschrieben: was KI im Marketing leistet und was nicht. Wer neue Mandate über Google gewinnen will, braucht Seiten zu den Bereichen, die er wirklich bearbeitet, dazu ein gepflegtes Unternehmensprofil. Wie unterschiedlich die Suchintention dabei ausfällt, zeigt der Vergleich mit Mandaten rund um Betriebsprüfung und Steuerstreit: Dort sucht jemand unter Druck und heute, bei der laufenden Buchhaltung sucht er in Ruhe und vergleicht. Wenn Sie diesen Aufbau nicht selbst betreiben möchten, übernehmen wir die Suchmaschinenoptimierung für Steuerkanzleien als laufende Betreuung.

Fazit

KI für Steuerberater ist ein Werkzeug für Sprache, nicht für Zahlen, und wer diese Linie hält, holt sich viel Zeit zurück, ohne etwas zu riskieren. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen einem Modell innerhalb der vertraglich geregelten Kanzleiumgebung und einem offenen Dienst im Browser. Regeln Sie schriftlich, was freigegeben ist, und anonymisieren Sie alles, was das Haus verlässt. Der Rest ist Gewöhnung.